V digitálním věku se ověřování pracovních sil stalo nezbytnou součástí náborového procesu. Pomáhá společnostem ověřit pravost a úplnost informací poskytnutých kandidáty. S příchodem obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) však mezi personalisty vzrostly obavy, jak tyto kontroly legálně provádět, aniž by došlo k porušení zákonů o ochraně osobních údajů.
Podstata GDPR v ověřování pracovních sil
GDPR, soubor pokynů zaměřených na zajištění ochrany údajů a soukromí v Evropské unii, výslovně nezmiňuje ověřování lidských zdrojů. Místo toho nabízí rámec založený na obecných zásadách, kterými se řídí správné zpracování osobních údajů. Na rozdíl od běžných mylných představ GDPR nezakazuje ověřování informací o zaměstnancích, ale klade důraz na dodržování základních principů, jako je zákonnost, korektnost, transparentnost, účelové omezení, minimalizace údajů, přesnost, omezení ukládání a integrita a důvěrnost údajů.
Právní základy pro provádění ověřování informací o zaměstnancích
Ověřování kandidátů není jen o sběru dat. Jde o ověření těchto údajů podle určitých standardů nebo požadavků, aniž by nutně potřeboval souhlas kandidáta. Ve skutečnosti nemusí být spoléhání se pouze na souhlas ideální, protože souhlas musí být udělen svobodně a lze jej kdykoli odvolat. Vhodnějším právním základem pro zpracování osobních údajů při prověřování je oprávněný zájem zaměstnavatele. Tento základ vyžaduje test vyváženosti, aby se zajistilo, že zájmy zaměstnavatele nepřevažují nad právy a svobodami uchazeče.
Soulad s dalšími právními předpisy
Zatímco GDPR stanovuje zastřešující rámec pro ochranu údajů, do hry vstupují i další právní předpisy, zejména pokud se ověřování týká údajů o zaměstnancích. Zákoník práce například omezuje informace, které lze po uchazečích o zaměstnání požadovat, na ty, které přímo souvisejí s pracovní smlouvou. Zakazuje dotazy týkající se osobních aspektů, jako je sexuální orientace, původ a politická nebo náboženská příslušnost, s výjimkou případů, kdy jsou konkrétní informace právně odůvodněné nebo povinné.
Implementace screeningových procesů v souladu s GDPR
Aby organizace sladily procesy ověřování lidských zdrojů s GDPR, musí začít s jasnou znalostí toho, proč ověřování provádějí. Musí definovat účel zpracování a zajistit, aby shromažďovali pouze údaje, které jsou nezbytné a relevantní pro danou pracovní pozici. Je důležité si uvědomit, že screening je pouze kontrola pravosti informací, které o sobě kandidáti dobrovolně poskytují.
Jakmile jsou tyto základy položeny, musí společnosti také připravit řádnou dokumentaci na podporu svých screeningových procesů. To zahrnuje informování uchazečů o činnostech shromažďování a zpracování údajů, vedení záznamů o činnostech zpracování a právních posouzeních a rychlé a účinné vyřizování jakýchkoli žádostí nebo incidentů souvisejících s ochranou osobních údajů.
Shrnutí
Zorientovat se ve složitosti GDPR v kontextu ověřování lidských zdrojů vyžaduje pochopení jak právních povinností, tak praktických aspektů náboru – ale není to nic, čeho byste se měli bát. Tím, že zaměstnavatelé staví své procesy ověřování na zásadách zákonnosti, nezbytnosti a transparentnosti, mohou činit informovaná rozhodnutí, která chrání jejich zájmy i práva uchazečů. Jde o to najít rovnováhu mezi potřebou komplexních screeningů a nutností dodržovat normy ochrany údajů a zajistit spravedlivý, zákonný a účinný náborový proces.
Pro podrobnější poznatky a pomoc při nastavování procesů pro oověřování lidských zdrojů v souladu s GDPR, jsou neocenitelným vodítkem právní konzultace od odborníků, kteří se specializují na ochranu osobních údajů.
Tento článek transformuje a rozvíjí původní poznatky Jiřího Hradského, který zkoumá roli souladu s GDPR v postupech prověřování lidských zdrojů. Abychom lépe porozuměli dopadům GDPR na prověřování lidských zdrojů a nakládání s údaji, doporučujeme prozkoumat další zdroje a právní poradenství, aby bylo zajištěno plné dodržování předpisů a účinné procesy prověřování.
